Πώς να γράψετε ένα γράμμα

Δείτε επίσης: Συνηθισμένα λάθη στη γραφή

Οι παππούδες και οι παππούδες και γιαγιάδες μας έγραφαν συνεχώς επιστολές: στους φίλους και τις οικογένειές τους, στον διευθυντή της τράπεζας, για να εκφράσουν συλλυπητήρια, να παραπονεθούν, να καλέσουν κάποιον να επισκεφτεί, να δεχτεί μια πρόσκληση και να ευχαριστήσει τους ανθρώπους για τη φιλοξενία ή τα δώρα.

Σήμερα, δεν χρειάζεται να γράφουμε γράμματα πολύ συχνά και έχει γίνει μια τέχνη που πεθαίνει. Τα email, το Facebook, το Twitter και τα άμεσα μηνύματα σημαίνουν ότι μπορούμε να παραμένουμε σε επαφή συνεχώς. Υπάρχουν ακόμη, ωστόσο, στιγμές κατά τις οποίες η σύνταξη μιας επιστολής είναι κατάλληλη, και είναι καλό να γνωρίζουμε πότε και πώς να γράψετε ένα γράμμα.

Αυτή η σελίδα εξηγεί διαφορετικούς τύπους επιστολών, από ανεπίσημο έως επίσημο και πώς να γράφετε κάθε ένα. Σε αυτήν τη σελίδα, μιλάμε για τη σύνταξη επιστολών που θα σταλούν ταχυδρομικώς - ταχυδρομείο σαλιγκαριού - όχι μέσω email. Τα περισσότερα από τα γράμματα που περιγράφονται σε αυτήν τη σελίδα δεν πρέπει ποτέ να αποστέλλονται μέσω email. Η μόνη εξαίρεση είναι για μια αίτηση εργασίας, όπου θα πρέπει να επισυνάψετε μια επίσημη επιστολή σε ένα συνοδευτικό email.




Η γενική δομή μιας επιστολής

Ένα επίσημο γράμμα έχει μια τυπική δομή, η οποία είναι:


Η πλήρης διεύθυνσή σας

Ημερομηνία της επιστολής

Όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε
Η πλήρης ταχυδρομική τους διεύθυνση


Αγαπητέ [Όνομα παραλήπτη],

Το αντικείμενο της επιστολής

Το κείμενο της επιστολής




Με εκτίμηση,

[Συνδεθείτε σε αυτόν τον χώρο]

[Το πλήρες όνομά σας] ([ο τίτλος σας: κ., Κα, κα]]


Εάν γράφετε μια ανεπίσημη επιστολή , μπορείτε να παραλείψετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη και μπορείτε επίσης να το αποσυνδέσετε πιο ανεπίσημα: ' Με αγάπη ', ή ' Με τις καλύτερες ευχές ', Αντί για' Με εκτίμηση ', και υπογράψτε με το όνομά σας, παραλείποντας το επώνυμο και τον τίτλο σας.

Οι φόρμες για την αποσύνδεση ενός γράμματος ποικίλλουν ανάλογα με τον τρόπο που το αντιμετωπίσατε. Ο κανόνας είναι ότι αν το αντιμετωπίσατε » Αγαπητέ κύριε ', Τότε αποσυνδέετε το' Με εκτίμηση 'και αν απευθυνθήκατε στο άτομο με το όνομά του, τότε αποσυνδέεστε' Με εκτίμηση '.

Τι γίνεται αν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε;

Αυτό μπορεί να προκύψει, για παράδειγμα, εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή ή ένα παράπονο σε μια εταιρεία και σας έχει πει ' απλώς στείλτε το στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών '.

Οι επιλογές σας είναι:

  • Ξεκινήστε το γράμμα με « Προς κάθε ενδιαφερόμενο '. Αυτό δεν είναι πολύ προσωπικό, αλλά ταιριάζει με αυτό που σας έχουν πει να κάνετε.

  • Στείλτε την επιστολή προς τον 'Επικεφαλής Εξυπηρέτησης Πελατών' στη διεύθυνση της εταιρείας και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ' Αγαπητέ κύριε '. ' Αγαπητέ κύριε «Είναι τεχνικά η σωστή φόρμα όταν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, αλλά πολλοί προτιμούν» Αγαπητέ κύριε ή κυρία '.

  • Google το όνομα του ατόμου που είναι επικεφαλής αυτού του τμήματος και χρησιμοποιεί το όνομά του. Εάν γράφετε σε μια μεγάλη εταιρεία, αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στο κοινό και δεν υπάρχει δικαιολογία για τη μη εύρεση και χρήση τους. Εάν η εταιρεία αποκρύψει το όνομα του υπευθύνου για την εξυπηρέτηση πελατών, τότε είναι απολύτως λογικό να στείλετε την καταγγελία σας απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο.

Γιατί έχει σημασία; Επειδή οι επιστολές που απευθύνονται προσωπικά είναι πιθανό να περάσουν πιο γρήγορα και επίσης να λάβουν περισσότερη προσωπική προσοχή.

Η μόνη εξαίρεση είναι εάν γράφετε ο συντάκτης μιας εφημερίδας , οπότε γράφετε πάντα «Αγαπητέ Κύριε». Η φόρμα που θα χρησιμοποιηθεί στο φάκελο είναι «Ο συντάκτης» και μετά το όνομα και η διεύθυνση της εφημερίδας.

Μια προειδοποίηση για ασυνήθιστους τίτλους


Οι τίτλοι «Κύριε» και «Νταμ» πηγαίνουν με το όνομα. Γι 'αυτό απευθύνεστε επιστολές στους ιππότες και τα ονόματα «Αγαπητέ Κύριε John / Dame Nellie» και όχι «Αγαπητέ Sir Smith / Dame Melba».

Οι συνομηλίκοι, ωστόσο, απευθύνονται στον τίτλο και το επώνυμο: «Αγαπητέ Λόρδο Jenkins».

Εάν έχετε αμφιβολίες, ελέγξτε τον ιστότοπο ή τηλεφωνήστε στο γραφείο του ατόμου στο οποίο γράφετε και ρωτήστε πώς πρέπει να απευθυνθούν.


Κατά γενικό κανόνα, πρέπει να πληκτρολογήσετε και να εκτυπώσετε επαγγελματικές επιστολές και να γράψετε προσωπικά. Εάν γράφετε με το χέρι, χρησιμοποιήστε μπλε ή μαύρο μελάνι.

Εάν πιστεύετε ότι μπορείτε να στείλετε ένα email αντί για ένα γράμμα, τότε μην χρησιμοποιήσετε την πλήρη επίσημη δομή. Απλώς ξεκινήστε το email σας 'Αγαπητέ κύριε [Όνομα]', ακολουθούμενο από το κείμενο που θέλετε να στείλετε και, στη συνέχεια, 'Με εκτίμηση, [το πλήρες όνομά σας]'.

Ποιο από τα παρακάτω είναι η πιο παθητική μορφή ακρόασης;

Ειδικοί τύποι επιστολών: Ειδικές περιπτώσεις

Επίσημες προσκλήσεις

Προσκλητήρια γάμου ή προσκλήσεις σε πολύ επίσημες εκδηλώσεις, όπως ένα πάρτι κήπου στο Ανάκτορο του Μπάκιγχαμ ή στον Λευκό Οίκο, γράφονται στο τρίτο άτομο:


Κύριε και κα John Smith

ζητήστε την ευχαρίστηση της εταιρείας

Κα Delilah Green + επισκέπτης

στο γάμο της κόρης τους Μαρίας με τον κ. Τζορτζ Τζόουνς

το Σάββατο 25 Ιουλίου στις 12 το μεσημέρι στο Jacoby House, Tunbridge Wells, Κεντ.

RSVP.


Το RSVP σημαίνει «Respondez, sous vous plait», το οποίο είναι γαλλικό για «Παρακαλώ απαντήστε». Είναι υπερβολικά αγενές να μην το κάνετε, ακόμα κι αν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε. Ο σωστός τρόπος απάντησης είναι με μια χειρόγραφη επιστολή, με την ίδια μορφή τρίτου ατόμου:

Η κ. Delilah Green ευχαριστεί τον κ. Και την κ. John Smith για την ευγενική πρόσκληση στο γάμο της κόρης τους Μαρίας με τον κ. Τζορτζ Τζόουνς το Σάββατο 25 Ιουλίου στις 12 το μεσημέρι, στο Jacoby House, Tunbridge Wells, Κεντ. Θα χαρεί να παρευρεθεί. Η κ. Green θα συνοδεύεται από τον κ. James White.

Αντιγράψτε τη φόρμα της πρόσκλησης, ώστε οι οικοδεσπότες σας να γνωρίζουν ότι έχετε κατανοήσει σωστά πού θα είστε και πότε. Εάν η πρόσκλησή σας λέει '+ επισκέπτης', είναι χρήσιμο για τους οικοδεσπότες σας εάν τερματίσετε την απάντησή σας, λέγοντάς τους το όνομα του επισκέπτη σας, έτσι ώστε να μπορούν να το συμπεριλάβουν στο τραπέζι, εάν το επιθυμούν.

Εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε, θα πρέπει να πείτε κάτι σαν:

' Λυπάται που δεν θα είναι σε θέση να παρευρεθεί καθώς έχει προηγουμένως δεσμευτεί '.

Ευχαριστώντας κάποιον για τη φιλοξενία ή για ένα δώρο

Δεν έχει σημασία αν εσείς και οι φίλοι σας «μπαίνετε» για επίσημα ευχαριστώ. Κανείς δεν ήταν ποτέ γνωστό ότι προσβάλλεται από μια επιστολή που τους ευχαριστεί που σας φιλοξένησε για το Σαββατοκύριακο, ή σε έναν γάμο ή για ένα δώρο.

Πολλοί άνθρωποι προσβάλλονται από την έλλειψη επίσημων ευχαριστιών και μπορεί να επηρεάσει τις πιθανότητές σας να λάβετε περαιτέρω προσκλήσεις. Απλώς στείλτε ένα, ακόμα κι αν είναι μόνο μια κάρτα. Και μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα είτε δεν είναι το ίδιο και ο οικοδεσπότης σας μπορεί να προσβληθεί.

Ποτέ πληκτρολογήστε μια προσωπική ευχαριστήρια επιστολή. Πρέπει να είναι χειρόγραφες, ωστόσο τρομακτικές χειρογράφου. Συμβατικά, οι ευχαριστίες για τη φιλοξενία απευθύνονταν πάντα στην οικοδέσποινα. Ωστόσο, σήμερα ο οικοδεσπότης είναι πιθανό να έχει πάρει τόσο μεγάλο ρόλο στην οργάνωση, έτσι πολλοί άνθρωποι προτιμούν να γράφουν και στα δύο.

Η μορφή της επιστολής είναι:



Η διεύθυνση σου

Η σημερινή ημερομηνία
Αγαπητέ [Όνομα],

Σας ευχαριστώ πολύ που μας κάνατε να μείνουμε το περασμένο Σαββατοκύριακο / μας προσκαλέσατε στο γάμο της Jemima / το γενναιόδωρο δώρο σας.

Συμπεριλάβετε μια προσωπική πρόταση ή δύο που να εξηγούν πόσο σημαντική η περίσταση ή το δώρο για εσάς. Για μια περίσταση όπως ένας γάμος ή ένα πάρτι, μπορείτε επίσης να εκφράσετε την ελπίδα ότι οι οικοδεσπότες σας απολάμβαναν επίσης και ότι έχουν αναρρώσει από το άγχος της οργάνωσής του.

Αποσυνδεθείτε με μια σύντομη πρόταση, ανυπομονούμε να τις ξαναδούμε σύντομα και επαναλαμβάνοντας τις ευχαριστίες σας.
[Με εκτίμηση / Με αγάπη]

[Το όνομα σου]


Εάν δεν γνωρίζετε καλά τους ανθρώπους , και έχετε γράψει στο 'Mr and Mrs [name]', όπως μπορεί να ισχύει και για το γάμο ενός φίλου, θα πρέπει να τερματίσετε το 'Yours ειλικρινά, [το πλήρες όνομά σας]' ή, εάν θέλετε να είστε λιγότερο επίσημοι, με κάτι όπως 'Με ανανεωμένες ευχαριστίες και ευχές, [το όνομά σας]'.

Ωστόσο, εάν γράφετε σε έναν στενό φίλο, μπορείτε να αποσυνδεθείτε όπως θέλετε: «Με πολλή αγάπη» ή «Αγάπη σε όλους σας», για παράδειγμα, ακολουθούμενο από το όνομά σας.

Δεν χρειάζεται να απαντήσετε σε μια επιστολή που εκφράζει τις ευχαριστίες σας.

Ευχαριστώντας κάποιον στην εργασία

Ίσως χρειαστεί, μερικές φορές, να ευχαριστήσετε τους ανθρώπους για κάτι στη δουλειά.

Για παράδειγμα, εάν έχετε διοργανώσει ένα συνέδριο ή σεμινάριο, θα πρέπει πάντα να γράφετε για να ευχαριστήσετε τους ομιλητές που παραιτήθηκαν από το χρόνο τους. Εάν έχετε περάσει λίγο χρόνο για να σκιάσετε κάποιον, θα ήταν ωραία χειρονομία να γράψετε για να τους ευχαριστήσετε για το χρόνο τους και όχι απλώς να στείλετε ένα email.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, ένα δακτυλογραφημένο γράμμα είναι απολύτως αποδεκτό, αν και πρέπει πάντα να το υπογράφετε με το χέρι. Εάν είστε αρκετά κατώτερος στον οργανισμό, είναι σύνηθες να υπογράφετε την επιστολή από το ανώτερο άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διάσκεψη: ο διευθυντής ή ο Διευθύνων Σύμβουλος, εάν είναι απαραίτητο.

Γιατί στέλνετε μια ταχυδρομική επιστολή; Δείχνει ότι είστε διατεθειμένοι να ξοδέψετε χρόνο και χρήματα ευχαριστώντας κάποιον, οπότε είναι κάτι περισσότερο από μια χειρονομία παρά ένα email.

Ο τρόπος με τον οποίο απευθύνεστε στο άτομο εξαρτάται από το εάν το έχετε απευθύνει επίσημα ή ανεπίσημα όταν έχετε προηγουμένως επικοινωνήσει, και πότε τους συναντήσατε την ημέρα. Εάν τους έχετε απευθυνθεί με το όνομα, θα πρέπει να κάνετε το ίδιο.

Η μορφή τέτοιων γραμμάτων είναι:



Πλήρης επαγγελματική διεύθυνση του οργανισμού σας
ή χρησιμοποιήστε χαρτί με κεφαλή

Η σημερινή ημερομηνία
Ημερομηνία Πλήρες όνομα της επαφής σας

Πλήρης επαγγελματική διεύθυνση της επαφής σας

Αγαπητέ κ. Jones / Alan,

Σας ευχαριστούμε πολύ που αφιερώσατε το χρόνο σας για να μιλήσετε στην εκδήλωσή μας «Αναπτύσσοντας ένα υπέροχο στυλ ομιλίας» την προηγούμενη Παρασκευή. Το κοινό απόλαυσε πολύ τη συνεδρία σας και ελπίζουμε ότι θα έχουμε τη χαρά να σας ξαναδούμε σύντομα.

Μπορείτε να επιλέξετε να εισαγάγετε ένα χειρόγραφο σχόλιο εδώ, ειδικά εάν η συνεδρία ήταν ιδιαίτερα καλή, ή αν γνωρίζετε τον παραλήπτη προσωπικά, και επίσης να γράψετε το χέρι σας 'ειλικρινά'. Η προσωπική προσοχή θα εκτιμηθεί.
Με εκτίμηση,


[Υπογράψτε το όνομά σας]


[Το όνομα σου]


Μια συνοδευτική επιστολή για μια αίτηση εργασίας είναι μια ειδική περίπτωση που καλύπτεται στη σελίδα μας Σύνταξη συνοδευτικής επιστολής .

πώς να ελέγχετε τα συναισθήματα και τα συναισθήματα

Ένας κανόνας γραφής επιστολών του αντίχειρα

Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το εάν πρέπει να γράψετε μια επιστολή για να ευχαριστήσετε κάποιον ή για να απαντήσετε σε μια πρόσκληση, τότε υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να ρωτήσετε:

  1. Πρέπει να στείλω κάποιο μήνυμα; Εάν η απάντηση είναι ναι, για παράδειγμα, σε μια πρόσκληση, τότε πρέπει να αποφασίσετε μεταξύ μιας επιστολής ή ενός email.
  2. Θα παραβιαστεί ο (μη) παραλήπτης εάν δεν στείλω επιστολή;

Θυμηθείτε ότι κανείς δεν προσβλήθηκε ποτέ από μια ευγενική ευχαριστήρια επιστολή. Πολλοί άνθρωποι έχουν διακόψει κάθε επαφή με πρώην φίλους λόγω της έλλειψης ευχαριστίας μετά τη φιλοξενία.

Μπορεί να πιστεύετε ότι είναι ανόητο, αλλά έτσι δεν αφιερώνετε χρόνο για να στείλετε μια σύντομη σημείωση!

Συνέχισε να:
Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή
Συνηθισμένα λάθη στη γραφή