Πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας ως ηγέτης στο χώρο εργασίας

Πάρτε μας: Πόσο καλές είναι οι δεξιότητές σας στη διαχείριση του χρόνου; Κουίζ

Συχνά, η διαχείριση του χρόνου σας ως ηγέτης στο χώρο εργασίας σημαίνει οργανωμένη. Μια τυπική ημέρα ως ηγέτης στο χώρο εργασίας μπορεί να ξεκινήσει με 30 λεπτά ή μία ώρα μπλοκ συναντήσεων και τηλεφωνικών συσκέψεων. Σε άλλες περιπτώσεις, θα πρέπει απλώς να μάθετε να λέτε «όχι» εάν οι υπάλληλοι θέλουν τέσσερις ώρες από το χρόνο σας να βυθιστούν στα σχέδια για ένα Χριστουγεννιάτικο πάρτι γραφείου ή να αναδιοργανώσουν ομάδες για ένα δημιουργικό έργο.

Στο τέλος της ημέρας, οποιαδήποτε από αυτές τις στρατηγικές σας επιτρέπει να διαχειριστείτε το πιο πολύτιμο αγαθό σας: το χρόνο. Οι ηγέτες πρέπει να λάβουν δύσκολες αποφάσεις όσον αφορά την προστασία, την επένδυση, την εξοικονόμηση, τις δαπάνες και τον προγραμματισμό του χρόνου τους. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο μερικές φορές και το κλειδί της επιτυχίας ως ηγέτης στο χώρο εργασίας είναι να επικοινωνείτε νωρίς με τους συναδέλφους σας.

θέλω να απομακρυνθώ και να ξεκινήσω από την αρχή

Μόλις μάθετε να επικοινωνείτε και να διατηρείτε διαχείριση χρόνου μέτρα, θα επιτύχετε ελευθερία από την προθεσμία και άγχος στο χώρο εργασίας γενικά.



Σύγχρονος χώρος εργασίας

Φωτογραφία από Μαρκ Μούλερ από την Pexels.


Συμβουλές για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σας ως ηγέτης στο χώρο εργασίας

1. Κάντε ένα ημερολόγιο καθαρισμό

Ως οργανωτικός ηγέτης, είναι συχνά δύσκολο να απορρίψετε μια πρόσκληση σε συναντήσεις. Εάν πείτε «όχι» ή «όχι τώρα» σε μια τέτοια πρόσκληση, μπορεί να ακούγεται ότι παραβιάζετε έναν πολιτιστικό κανόνα. Ωστόσο, εάν επρόκειτο να αξιολογήσετε όλες τις συναντήσεις που παρευρέθηκα την προηγούμενη εβδομάδα, μπορεί να συνειδητοποιήσετε ότι πολλές συναντήσεις που παρακολουθείτε είναι άσκοπες. Ως εκ τούτου, θα κάνει καλύτερη χρήση του χρόνου σας εάν έχετε τη συνήθεια να ρωτάτε για την ημερήσια διάταξη μιας συνάντησης όταν σας προσκαλείται. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε ευγενικά να απορρίψετε μια σύσκεψη που δεν αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα.

2. Ορίστε Εκκαθάριση στόχων

Τα περισσότερα από τα προβλήματα της διαχείρισης του χρόνου πηγάζουν από τον καθορισμό στόχων που δεν έχουν σαφήνεια. Ο καθορισμός σαφών στόχων είναι ζωτικής σημασίας για να παρακινήσετε τους υπαλλήλους σας εάν είστε οργανωτική ηγεσία . Το ιδανικό για τους ηγέτες στο χώρο εργασίας είναι να ρυθμιστεί συγκεκριμένους, μετρήσιμους, εφικτούς και σχετικούς στόχους . Επιπλέον, κάθε στόχος πρέπει να είναι ένας χρονικά δεσμευμένος στόχος για την επίτευξη και την παροχή χώρου για σχεδιασμό και εκτέλεση.

3. Ορίστε όρια

Ως ηγέτης, το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας θα ξοδεύεται στη δουλειά. Ωστόσο, εάν δεν είστε προσεκτικοί, αυτή η εργασία μπορεί να βρει έναν τρόπο να συνδυάσετε τη ζωή σας στο σπίτι. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό για έναν διευθυντή να ορίζει όρια γύρω από το χώρο εργασίας. Αυτά τα όρια δείχνουν επίσης ότι έχετε ραχοκοκαλιά και σαφή κατανόηση των αξιών και των αρχών σας. Ως εκ τούτου, είναι εξίσου σημαντικό να καθορίσετε τα όριά σας με σαφήνεια στους πελάτες, το αφεντικό και τους υπαλλήλους σας. Επιπλέον, είναι επίσης σημαντικό να μάθετε να πλοηγείστε σε παραβάσεις. Αποφύγετε να αναστατωθείτε ενισχύοντας και ασκώντας τα όριά σας για να διατηρήσετε τη δύναμή του.

χρήση ποσοστών για την περιγραφή της αλλαγής


4. Οργανωθείτε

Η επιτυχία στο χώρο εργασίας απορρέει από ένα οργανωμένο ημερολόγιο. Η έναρξη κάθε εβδομάδας εργασίας είναι συνήθως συντριπτική και μπορεί να είναι εκφοβιστική. Ως ηγέτης, ο κύριος στόχος σας είναι συχνά να αποδείξετε τον εαυτό σας και να μεταδώσετε την ικανότητά σας να παράγετε εργασία υψηλής ποιότητας, ενώ παραμένετε πάνω από το χάος. Εάν θέλετε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας στο χώρο εργασίας, τότε πρέπει να μείνετε ενημερωμένοι από την αρχή. Θα θελήσετε να εξερευνήσετε την εφαρμογή εργαλείων διαχείρισης που αυτοματοποιούν το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας σας. ο σύστημα διαχείρισης παρακολούθησης , για παράδειγμα, σας βοηθά να παρακολουθείτε όλες τις δραστηριότητες του υπαλλήλου σας.

5. Μάθετε να αναθέσετε εργασίες

Αντί να προσπαθείτε να επιχειρήσετε εργασίες που απαιτούν δεξιότητες που δεν έχετε, μπορεί να αξίζει να αναθέσετε εργασίες. Η ανάθεση εργασιών σάς επιτρέπει να εστιάζετε τις δεξιότητές σας και την ενέργειά σας στις εργασίες στις οποίες είστε ικανοί, ενώ αναθέτετε εκείνες που μπορεί να σας προκαλούν προβλήματα, όπως σχεδιασμός λογότυπου για παράδειγμα. Τούτου λεχθέντος, πρέπει να καθορίσετε τις εργασίες που αξίζει να αναθέσετε και μάθετε να τα αφήνετε . Αφιερώστε λίγο χρόνο για να καταλάβετε τις δυνάμεις σας και να προσδιορίσετε πού θα χρειαστείτε βοήθεια. Μετά από αυτό, εντοπίστε τους καλύτερους ανθρώπους στο χώρο εργασίας σας για τη διαχείριση της εργασίας.

6. Προγραμματίστε τα πάντα

Στην αρχή κάθε εργάσιμης εβδομάδας, είναι σημαντικό να προγραμματίσετε τα πάντα και να ακολουθήσετε το σχέδιο. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο σας αποτελεσματικά με περισσότερη δομή και πειθαρχία. Ο προγραμματισμός είναι απαραίτητος γιατί μειώνει το χρόνο που σπαταλάτε κάθε εβδομάδα. Εκτός αυτού, ο προγραμματισμός όλων σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σημείο αναφοράς που θα σας δώσει μια βάση για το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Το πιο σημαντικό, αν συνειδητοποιήσετε ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο σε εργασίες χαμηλής σημασίας, τότε μπορείτε να αναθέσετε το έργο.

7. Προτεραιότητα

Ένας από τους πιο συνηθισμένους αγώνες των ηγετών στο χώρο εργασίας είναι να μαθαίνει να δίνει προτεραιότητα. Όταν έχετε περισσότερα πράγματα να κάνετε και λιγότερο χρόνο να το κάνετε, ο προσδιορισμός των καθηκόντων που αξίζουν την προσοχή σας μπορεί να είναι ένας αγώνας. Ωστόσο, η απόκτηση προτεραιοτήτων μπορεί να αλλάξει τη ζωή σας ως ηγέτης στο χώρο εργασίας. Αρχικά, καταγράψτε όλες τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε σε μια κύρια λίστα. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναλύσετε τη λίστα σε μηνιαίους, εβδομαδιαίους και ημερήσιους στόχους. Θυμηθείτε να είστε πάντα ρεαλιστές σχετικά με τον αριθμό των εργασιών που μπορείτε να αναλάβετε σε μια μέρα για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το χρόνο σας.

8. Δημιουργήστε κανόνες «if-then»

Ως ηγέτης, είναι συνηθισμένο για τη μέρα σας να περιλαμβάνονται συχνές διακοπές. Ενδέχεται να αντιμετωπίσετε απρόβλεπτα προβλήματα που προκύπτουν ή να εμφανιστούν επείγουσες εργασίες τελευταίας στιγμής στο πρόγραμμά σας. Λαμβάνοντας υπόψη το είδος του ρόλου που παίζετε στο χώρο εργασίας σας, μπορείτε να δείτε πώς μπορείτε να απομακρυνθείτε από στόχους ή εργασίες υψηλής προτεραιότητας. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να ορίσετε κανόνες 'if-then' που αυτοματοποιούν τις ενέργειες που πρέπει να κάνετε σε τέτοια σενάρια. Αυτοί οι κανόνες θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και επιτρέπει στους υπαλλήλους σας να εργάζονται ανεξάρτητα από εσάς σε τέτοιες περιπτώσεις. Ως εκ τούτου, αντί να επαναπροσδιορίσετε ολόκληρο το πρόγραμμά σας, μπορείτε να ζητήσετε από την ομάδα σας να εργαστεί για μια λύση.

9. Κάντε ένα διάλειμμα

Ακριβώς όπως πρέπει να μάθετε να χρησιμοποιείτε τον χρόνο σας στην εργασία αποτελεσματικά, το να ξεφύγετε από τη δουλειά σας μπορεί να αποδειχθεί έξυπνη απόφαση. Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας καθώς διαχειρίζεστε άλλους είναι να προσδιορίσετε το χρόνο για διαλείμματα και να το κοινοποιήσετε στους υπαλλήλους σας. Ένα διάλειμμα στη δουλειά περιλαμβάνει επίσης τον προσδιορισμό του τι πρέπει να κάνετε με το χρόνο σας μακριά από το γραφείο σας.




Συμπέρασμα

Όχι μόνο αυτές οι συμβουλές θα εγγυηθούν την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σας, αλλά και θα ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας ως ηγέτης στο χώρο εργασίας. Η δουλειά σας ως ηγέτης σημαίνει ότι είστε συνδεδεμένοι με την εργασία σας 24/7. Εάν δεν μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας, τα αποτελέσματα μπορεί να είναι επιζήμια και ακόμη και να επηρεάσουν την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητά σας.

πώς να είσαι συνετός στην επικοινωνία

Συνέχισε να:
10 κορυφαίες δεξιότητες ηγεσίας που χρειάζεστε
Ελαχιστοποιήστε τις περισπασμούς